Sähköpostimarkkinointi yrityksille
Olen viime aikoina saanut huomattavan paljon mainosviestejä yritykseni sähköpostiosoitteeseen, joka on kuitenkin minun henkilökohtainen osoitteeni. Vaikuttaa siltä, että kaikilla ei ole täysin selkeää kuvaa yrityksiin kohdistuvan sähköpostimarkkinoinnin pelisäännöistä. Tämän lyhyen artikkelin tarkoitus on kerrata nämä säännöt pääpiirteittäin.
Tässä artikkelissa jaetaan yritysten sähköpostiosoitteet kahteen ryhmään:
- Yleiset osoitteet
- Osoitteet, joista ei yksiselitteisesti ilmene kenelle posti menee. Esimerkkejä: info@esimerkki.fi, toimitusjohtaja@esimerkki.fi, laskutus@esimerkki.fi.
- Henkilökohtaiset osoitteet
- Osoitteet, joiden takana on selkeästi yksittäinen, tietty henkilö. Esimerkkejä: matti.meikalainen@esimerkki.fi, masa@esimerkki.fi.
Mainosviestit yleisiin osoitteisiin
Yleisiin osoitteisiin saa lähettää mainosviestejä ilman erillistä suostumusta. Yrityksellä on kuitenkin oikeus kieltää helposti ja ilman lisähintaa markkinointi ko. osoitteeseen, ja jokaisessa mainosviestissä on annettava siihen mahdollisuus.
Kiellon jälkeen mainosviestejä ei saa luonnollisesti enää lähettää.
Mainosviestit henkilökohtaisiin osoitteisiin
Henkilökohtaiset osoitteet ovat lainsäädännöllisesti lähes verrannollisia yksityishenkilöiden osoitteisiin. Toisin sanoen, kyseiset säännöt pätevät:
- Mainosviestejä ei saa lähettää ilman niitä edeltävää suostumusta
- Viesteissä tulee kertoa osoitteen lähde
- Viesteissä tulee antaa mahdollisuus kieltää mainosten lähettäminen
Säännön vahvistava poikkeus
Henkilökohtaiseen osoitteeseen saa lähettää mainosviestejä ilman vastaanottajan lupaa, jos vastaanottaja ei ole sitä erikseen kieltänyt ja mainoksen sisältö liittyy olennaisesti vastaanottajan työtehtäviin. Tämän asian selvittäminen on lähettäjän vastuulla ja vastaanottajalla on edelleen oikeus jälkeenpäin kieltää mainosten lähettäminen.
Samoin jos lähettäjän ja vastaanottajan välillä on asiakassuhde, mainosviestejä saa lähettää ilman lupaa, ellei asiakas ole sitä erikseen kieltänyt.
Muuta huomioitavaa
Edellä mainitun lisäksi henkilökohtaisten osoitteiden käyttämisellä on eräs merkittävä seuraamus, jota yleisten osoitteiden kanssa ei ole:
Jos henkilökohtaisia osoitteita on tallennettu viestin lähettäjän järjestelmään, kyseessä on silloin henkilörekisteri, ja tarkemmin ottaen markkinointi- tai kampanjarekisteri. Tällöin lähettäjällä on oltava (julkisesti) saatavilla oleva rekisteriseloste sekä tarjottava henkilökohtaisten osoitteiden omistajille rekisteriin liittyvä tarkastusoikeus. Henkilörekisterin ylläpidosta on myös annettava ilmoitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.
On myös hyvä huomioida, että vaikka henkilökohtainen osoite olisi annettu yrityksen yleiseksi ja ainoaksi sähköpostiosoitteeksi, siihen pätevät silti henkilökohtaisen osoitteen säännöt. Tämän vuoksi sähköpostiosoitteita ei tule poimia suoraan markkinointikäyttöön erilaisista yritysrekistereistä ilman osoitteen tarkistusta.